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イベント企画のために重要な企画書|作り方とテンプレートを紹介

イベントを企画することになったが、イベント企画書の重要性がわからない。
そんな悩みを持った方は必見。イベント開催に必要な企画書とは何か、どのような構成なのかをポイントと作例を交えて解説します。

 

イベント企画書とは

イベント企画書とは、アイデアを実現して実際にイベントを開催し、成功させることを目的として、提案する相手に納得してもらうために作成するものです。

アイデアを伝えるだけでなく、どのように実現したいのかを具体的に伝えて協力を取り付けるために、わかりやすく記載しましょう。

大きなイベントになると関わる人数も多くなるため、社内だけでなく協力企業も集める必要があります。

その土台となるのが、イベント企画書です。

イベント企画書の基本的な構成とは

作成するイベント企画書は開催する内容や規模によって異なりますが、基本的な構成は変わりません。

ここでは、基本的な構成を6つのポイントに沿って説明していきます。

イベントの目的

イベントを開催する以上、そこには明確な目的があるはずです。

例えば、認知度を向上させたい、商品やサービスを顧客に紹介したい、交流を図りたいなどが挙げられるでしょう。

イベントを開催するにあたっては、そうした目的に沿って内容を明確にしてターゲットや会場を選定し、予算などが決まるため、そもそもである「イベント開く目的」を具体的に設定することが重要です。

ターゲットとなる顧客

「どのような人に訴求するためにイベントを実施するのか」ということを明確にすることでイベント自体の統一感や説得力が増します。

実際に訴求したい人の年齢や性別、住んでいるところや職業、生活パターン、趣味嗜好といった細部までペルソナを設定することで、その人に合わせた設計や演出が企画できるため、訴求対象である顧客層の心に深く刺さるイベントになるのです。

具体的なゴール

狙った層が期待通り集客できたとしても、そのイベント自体が「何を持って成功とするのか」というところが不明確であれば、ただ開催しただけで終わってしまいます。

つまり、具体的なゴールの設定が重要であるということです。

そのため、社内はもちろん、社外の協力企業を納得させるためのイベント企画書に明確なゴールが記載されていなければ、承認を取ることも難しいでしょう。

明確なゴールを設定し、それを達成するための具体的な方法を考えることが重要です。

効果の検証方法

開催した後、どのような方法でイベントの効果を測定するのか。

その検証方法を事前に定めておくことも重要です。

具体的な数値から判断する定量指標なのか、客観的な情報で評価を知る定性指標なのか、いずれの方法で検証するかを定めます

定量指標なら、わかりやすいところで来場者数やアンケート調査結果からみる満足度、サイトのアクセス数や売上数などで判断するものです。

定性指標は、数値化できない指標であるため、イベント後に業界内外からの評価に変化があったのか、来場者などのSNSで好意的な投稿が増えたかなどから判断します。

予算

大々的にやりたい気持ちはあれど、会場を大きくすればするほど、規模を大きくすればするほど会場費や機材費はもちろん、スタッフやゲストにかかる費用も膨らみます。

そのため、イベント企画書では目的に対して現実的な予算を設定し、細かな項目を記載して一覧で見渡せるようにすることで承認を得やすくなるのです。

これによって、その後の準備の抜け漏れを未然に防ぐことができ、手戻りがなくなり直前でバタバタすることがなくなって余計な費用を削減することにも効果を発揮します。

スケジュール

イベント当日のことだけでなく、そこに至るまでに必要なスケジュールを明記していきましょう。

例えば開催に向けて始動するきっかけとなるキックオフイベントの日程や定期的に開催するミーティングの日程とその内容、招待するゲストのスケジュール、購入したり制作したりする備品の日程確保、告知日、会場設営の内容など、イベントを開催するために必要な項目に対する日程を具体的に記してイベント企画書に記します。

これにより、計画的に進めることができるのです。

ポイントとしては、不足の事態を考慮してそれぞれのスケジュールに余裕を持たせて設定することです。これにより、トラブルが発生してもスムーズに流れるようになります。

イベント企画書制作のポイント

これまでご紹介してきた内容を踏まえて、ポイントを抑えてイベント企画書を作るようにしましょう。特に重要なポイントを3つご紹介します。

1.提案する相手のニーズを満たすよう書く

イベント企画書は、それを読んだ相手を納得させることが大きな目的です。

そのため、内容が抜け漏れなく書かれていることが必要となります。

どの作業を誰が担当するのか、指示系統はどのようになっていて、非常時はどのようなルートで報告が上がっていくのか、といったところまで落とし込んでおけば説得力も増すでしょう。

長く説明しすぎるのではなく、要点を抑えた端的な書き方を心がけてください。

2.誰が見ても分かる文章・内容で書く

イベントには多くの人が関わります。

その分、決裁者の数も自ずと多くなるため、誰が読んでもイベントの全体がしっかりと理解できる内容にすることが必要です。

業界的には常識的なことも外部の人には理解できないことも多いため、専門用語などは可能な限り使わず、簡潔に理解できる表現で記載しましょう

3.必要な参考資料は随時添付する

イベント企画書だけで理解・承認を得られれば良いのですが、さらに説得力を増すためにはイベント開催による利益や協力することで得られるメリットを伝える必要があります。

その内容をイベント企画書内で説明しても根拠が乏しくなってしまう可能性もあるため、必要に応じて客観的な数値を用いた資料を添付するようにしましょう

ただし、あまりにも外部資料が多いとどれを見て良いのかわからなくなるため、適切な量で添付することが重要です。

イベント企画書のテンプレートをご紹介

ここまでイベント企画書の構成6つを説明してきました。
構成がわかったとはいえ、初めてイベントを企画する担当者様の場合、これらの要素をどういった形で資料に落とし込めばいいのかお困りではないでしょうか?

そんな担当者様に向けて、数々のイベント企画を引き受けてきた弊社が実際に使用しているイベント企画書のテンプレートをご用意いたしました。

上記のテンプレートは実際に弊社がクライアントのイベント企画を行う際に使用しているテンプレートの一部になります。
こちらを使用することで、イベントの要件を漏れなく整理することが出来、当日のイベント運営も円滑に進むことでしょう。

イベント企画書のテンプレートを使用したい方はこちら

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