【周年イベント】実施までの流れ、制作の際のポイントを教えます！
企業の周年を祝うイベントを企画するにあたり、
「何から手を付ければいいのか分からない」
「どんな内容にすればいいの？」
などといったお困りを抱えているイベント担当者も多いのではないでしょうか？
この記事では周年イベントを行う際の実施までの流れ、イベント制作のポイント、イベントアイディアなど、イベント企画に必要な情報をまるっとご紹介します。
周年イベントの役割と目的とは
周年イベントは、基本的に5周年、10周年、50周年と企業の節目となる年に行われます。
また、恒例のイベントとは違い特別な意味合いを持ちます。
そもそも、周年イベントの役割と目的とは何でしょうか？
企業の周年を祝うことはもちろんですが、その他にも沢山の役割と目的があります。
企業理解の向上
イベント内で、今までの企業の歩みやこれからのビジョンなどを紹介することにより、社員の自社への企業理解を深められます。
社歴が浅いメンバーはもちろん、日々目の前の業務と向き合う中で、なかなか企業の目指すビジョンなどについて考える機会が少なくなっている社員も、改めて自社について理解を深める良い機会となります。
企業ブランディング
周年イベントは社員向けのインナーブランディング、お客様向けのカスタマーブランディングの2軸でブランディングの役割を果たします。
社内向けには企業理念や自社の価値観を共有することで、社員の自社理解、愛社精神の育成を促進し、その結果として組織としてのパフォーマンスの向上が期待できます。
社外向けには企業の成長をアピールし、今後のビジョンなどを打ち出すことにより、株主や取引先、顧客からの信頼を高めることができ、取引の増加や新規顧客の獲得へと繋げることが可能です。
社内・社外における良好な関係の構築
企業はさまざまな部署により成り立っていますが、普段は自分の所属する部署やチームで行動することがほとんどなため、他部署の人と関わる機会は意外と少ないかと思います。
周年イベントの様に全社員が集まるイベントでは、部署や役職の垣根を越え、日々なかなか関わることのない社員同士の交流を図ることができます。
周年イベントをきっかけに他部署の人とのコミュニケーションが促進されれば、部署同士の連携が取りやすくなり、より円滑に業務を進めることができるでしょう。
また、社内だけではなく社外の人や企業との良好な関係構築としても有効な機会です。
企業の歴史や現在行っている事業等を発信することで自社についてより深く知ってもらえれば、企業のブランド力の育成や認知拡大、新たなビジネス獲得に繋がる可能性も十分にあります。
イベント実施までの流れ
周年イベントの役割と目的は分かったけれど、イベントを行う際に必要な事前準備にはどのようなものがあるでしょうか？
次はイベント制作にあたり必要な事項、実施までの流れについてご説明します。
開催日程・会場の選定
周年イベントの開催日に関しては、いつ開催しなければならないというような決まりはありませんが、基本的に創業・創立・設立から何周年というタイミングで行います。
どれを記念にするか、また数え年と満年のどちらで数えるか、まず社内で相談しましょう。
それを踏まえた上で、自社のスケジュールや招待する方々の都合などを考慮し、ベストなタイミングで開催日程を設定しましょう。
会場は、社内に大勢の人が集まることができる広大な施設を持たない企業の場合、イベント会場を借りる必要があります。
企業の周年イベントでは、予算のもっとも大きな割合を占めるのが会場費であることが多いため、イベント制作をする際はまず会場決定をすることが重要です。
全社員および取引先など招待者の概数を見積り、余裕をもって収容できる会場を選定しましょう。
規模の大きい会場や、人気な会場に関してはかなり前からの予約が必要です。また、会場の大きさや設備、立地などによって料金も異なってくるため、事前にきちんとリサーチをしましょう。
プログラム・演出の企画
イベントの開催日程や会場が決定したら、プログラムや演出を考えます。
全体予算から会場費を差し引いた残額で、演出や企画の景品などにさける予算がどのくらいあるのか算出ができます。
プログラムや演出は、予算を踏まえた上で周年イベントの目的やターゲットに合わせて決めていきましょう。
こんなプログラムがあったら楽しそう、芸能人がイベントに来たら盛り上がりそうなど、参加者の気持ちになって案を出すことが大切です。
予算や条件が許す限り参加者にとって有意義かつ有益なイベントにするためにはどうすれば良いかを念頭に置いて企画することで、より良いイベント制作が可能になるでしょう。
進行スケジュールの作成
イベントの企画立案が完了したら、実際のイベント開催に向けて準備・段取りを行います。
企業の周年はいつくるかが明確です。周年イベントの開催日がおおよそ決まった段階で大まかなスケジュールを作成し、方針や暫定的な予算、体制などを決めましょう。
その後、イベントコンセプトやプログラム、実行委員などを決め、内容に合わせてより細かいスケジュールを立てて具体的に動いていきます。
スケジュールを立てる際には、具体的に「誰が」「いつまでに」「何をする」を明確にし、抜け漏れがないように注意しましょう。
また、スケジュールを作成する際にはイベント制作に携わる人、当日の運営に関わる人の全員が「イベントのコンセプトや内容」「イベント当日までのスケジュール」、「イベント当日の各メンバーの役割と配置や動き」を把握することができる運営マニュアルも合わせて作成しましょう。
当日のイベント運営
イベント当日は参加者全員が楽しむことができ、スケジュール通りスムーズに進行できるように配慮しながら、作成した運営マニュアルに従って運営を行います。
マニュアル通りに進めていても、イベントにはトラブルがつきものです。
何かトラブルが起きるかもしれないという心構えでイベントに臨みましょう。
成功へと導くポイントは？
企業をあげて行う周年イベント。
そんな企業にとって一大イベントとも言える周年イベントは誰しもが絶対に成功させたいと思っているかと思います。
ここでは、イベントを成功させる為のポイントを3つご紹介します。
目的とターゲットを明確にしましょう
まずは、「何のために」「誰のために」周年イベントを行うのか、イベントの目的とターゲットを明確にしましょう。
目的やターゲットが曖昧なまま企画を進めると、誰の心にも届かず、目的を何一つ達成できないイベントになりかねません。
そのため、最初の段階でしっかりと目的とターゲットを決定した上で、イベント制作を進めることが重要です。
参加者が楽しめる企画・演出を取り入れましょう
企業が周年イベントを開催できるのは社員や取引先、お客様があってこそです。
周年イベントを開催するにあたり、こういった方々への感謝を伝えることは大変重要なポイントになります。
そのため、参加者に感謝を伝える意味でもイベントには参加者全員が楽しめる企画や演出を取り入れるようにしましょう。
スペシャルゲストとして芸能人を招待したり、チーム対向のゲーム大会を行うなど、イベントならではの楽しみがあるとイベント自体も盛り上がるでしょう。
イベントをまるっと任せられる制作会社に依頼しましょう
イベント制作をしたことがない人や、慣れていない人がイベントを一から作るのはとても大変です。
そのため、イベントの企画から当日の運営まで全てまるっとお願いができるイベント制作会社に制作依頼をすると良いでしょう。
制作会社に依頼をすると社内工数が減る分、「制作費」「人件費」「企画費」などの費用が発生します。
コストを抑えるため社内で完結させようとする企業も多いですが、イベント制作経験や知識がない場合、適切な見積もりを判断することは非常に難しく、結果として制作会社に依頼した方が費用を抑えられるというケースも多々あります。
制作会社によって扱っているイベントの内容や専門性に違いがあるため、依頼先を選ぶ際は、行いたいイベントの内容に合わせて依頼先を選定しましょう。
周年イベントアイディア集
イベント制作に当たり、どんなコンテンツを用意しようかお困りの方へ、周年イベントでのおすすめ企画を5つご紹介します。
周年ヒストリー動画
ヒストリー系コンテンツでおすすめなのが周年ヒストリー動画です。
周年ヒストリー動画では時代ごとの日本情勢を紹介しつつ、当時のヒット曲をBGMに使用したりしながら企業の歴史や歩みをたどることができます。
また、周年イベント後も社内ブランディングやプロモーションのためのコンテンツとしても活用が可能です。
表彰式
社員向けに日頃の感謝を伝えたい場合、表彰式がおすすめです。
表彰された社員は達成感を得られ、その他の社員も次回は自分が表彰されるように頑張ろうと社員の士気が高まります。
表彰の際は言葉だけでなく、表彰状やトロフィーなどを用意するとより効果的です。
社内コンテスト
普段企業で社員が行なっている業務を”競技”としてコンテスト化する社内コンテストのようなプログラムもおすすめです。
コンテストで入賞するために、社員が日々頑張ることで日常的な業務のクオリティを上げつつ、イベントとしても盛り上がる一石二鳥なコンテンツです。
入賞者への景品として、現金、商品券、旅行券などを用意すると喜ばれるでしょう。
スペシャルゲスト招待
普段会えないような芸能人やタレント、芸人やスポーツ選手など著名人をスペシャルゲストとして招待するのも良いでしょう。
人気がある著名人に来てもらうことで、「非日常」を味わうことができ、イベントが一気に盛り上がること間違いなしです。
社員パフォーマンス
社内サークルやそれぞれの部署で、パフォーマンスを行う社員パフォーマンスもおすすめです。
パフォーマンスをすることで、社内のコミュニケーションを促進し結束力が高まります。
周年イベント制作なら『エイスリー』におまかせ！
自分達で周年イベントの企画を行うことに限界を感じている、これまでとは一味違う魅力的な表彰式にしたい、とお考えであればぜひエイスリーにご相談ください！
＜特徴１＞ワンストップでイベントに纏わる全ての業務に対応可能
イベントの企画/制作〜運営だけでなく、映像制作、有名人やタレントのキャスティングを含めて一社で全て対応可能です！
通常、イベントで流す映像コンテンツの制作や有名人をゲストとして呼ぶ場合にはそれぞれの会社に発注することが通常ですが、エイスリーの場合にはそれら全てを一社で完結いたします！
＜特徴２＞スピード対応・圧倒的なコストパフォーマンス
イベントに纏わる業務を全て内部で対応出来るため、他社様よりもスピード感の早い対応が可能です！
また、映像制作やキャスティングなど含め外部に発注を出さないため、中間マージンが乗らず、結果としてコストパフォーマンスが高くなる体制を構築しております。
＜特徴３＞キャスティング会社ならでは「出演ゲストを活かすイベント提案」
累計12,000件以上のキャスティング実績を持つエイスリーでは、出演ゲストを活かすイベント企画が可能です。
出演する有名人・タレントに親和性の高い企画や演出プランからご提案させていただきます！
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