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イベント企画書の作り方を徹底解説！構成要素や作成時のポイントも紹介
柏倉元太
魅力的なイベントを成功させるためには、設計図となる「イベント企画書」の作成が不可欠です。優れた企画書は、関係者間の円滑な意思疎通を助け、プロジェクトを成功へと導く役割を果たします。
しかし、実際に企画書を作成する段階で、盛り込むべき情報や構成の方法で悩む方も少なくありません。
本記事では、イベント企画書の基本的な役割や具体的な構成要素、作成する際のポイントなどを解説します。イベント企画書の作成方法に悩んでいる方はぜひご覧ください。
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目次
イベント企画書は企画の認識と承認のために必要
イベント企画書は、イベントの全体像を可視化し、関係者間で共通の認識を持つために作成される文書です。企画の目的や内容、予算、スケジュールなどを明記することで、プロジェクトの方向性を明確にします。
また、社内の上司や関連部署に企画の意図と価値を伝え、実行するための承認や予算を獲得する上でも重要な役割を持ちます。企画書の質次第で、イベント全体の質が大きく変わるといっても過言ではないでしょう。
イベント企画書と提案書の違い
イベント企画書と提案書は似ていますが、主な目的と提出先に違いがあります。企画書は、主に社内向けに作成される文書です。新しいイベントのアイデアを形にし、アイデアの実現可能性や必要性を論理的に示して、組織内での合意形成と承認を得ることを目的とします。
一方、提案書は、主にクライアントや協賛企業といった社外の相手に向けて作成されます。自社の企画力や実行力をアピールし、イベントの企画・運営業務を受注したり、協賛金を提供してもらったりすることを目指す営業的な文書です。
企画書のボリュームは目的によって異なる
イベント企画書の適切なボリュームは、イベントの規模や目的、提出先によって変わります。社内の小規模な催し物で、関係者も限定的な場合は、A4用紙1〜2枚程度の簡潔な企画書で十分な場合もあります。
一方で、大規模な公開イベントや、複数の部署が関わる複雑なプロジェクトの場合は、詳細な予算計画やリスク分析を含んだ、数十ページにわたる詳細な企画書が必要になることも少なくありません。企画書のボリュームに関わらず、企画の全体像を正確に伝え、承認を得るために必要な情報を過不足なく盛り込むことが重要です。
イベント企画書は「Word」と「PowerPoint」のどちらで作成すべき？
イベント企画書の作成ツールとしては、一般的に「Word」と「PowerPoint」が用いられます。使用するツールの選定は、企画書の内容や用途によって判断するのが良いでしょう。
テキスト中心で詳細な説明が求められる場合はWordが有利なことが多いです。一方、図やグラフを用いて視覚的に分かりやすく伝えたい場合や、プレゼンテーションでの使用を想定している場合はPowerPointが適しています。
WordとPowerPointのメリットを理解し、企画内容を効果的に伝えられる形式を選ぶことが大切です。
Wordで作成するメリット
Wordは、文章作成に特化したソフトウェアであり、テキストベースで詳細な情報を記述する際に強みを発揮します。そのため、企画の背景や目的、詳細な実施内容、規約といった文字情報を多く含む企画書を作成する場合に適しています。
文章の構成やレイアウトの自由度が高く、読み物としてしっかりと内容を伝えたい場合に有効です。また、多くのビジネス環境で標準的に導入されているため、ファイルの共有や共同編集がしやすい点もメリットといえます。報告書としての体裁を整えやすいのも特徴です。
PowerPointで作成する際のメリット
PowerPointは、スライド単位で情報を整理し、視覚的な表現を得意とするプレゼンテーションソフトです。図やグラフ、写真、イラストなどを多用して、企画内容を直感的かつ分かりやすく伝えたい場合に適しています。
箇条書きを用いて要点を簡潔にまとめられるため、読み手は短時間で企画の概要を把握できます。作成した企画書は、そのままプロジェクターで投影してプレゼンテーション資料として活用できるため、口頭での説明機会がある場合に便利です。
イベント企画書の構成要素
イベント企画書の基本的な構成要素は以下の通りです。
- イベントの目的
- イベントの内容
- イベントのターゲット
- イベントの予算
- イベントの開催場所や日程
- イベントの宣伝・プロモーション方法
- イベントの運営体制
- イベント施策全体のスケジュール
それぞれの要素について詳しく解説します。
イベントの目的
イベント企画書において最も重要な構成要素がイベントの目的です。イベント実施の根本的な理由を明確に記述します。
例えば、「新商品の認知度を20%向上させる」「既存顧客の満足度を高め、リピート率を10%改善する」「地域社会への貢献を通じて、企業イメージを向上させる」といった、具体的で測定可能なゴールを設定することが重要です。目的が明確であれば、企画全体の方向性が定まり、関係者の理解も得やすくなります。
イベントの内容
イベントの目的を達成するために、具体的に何を実施するのかを記述するのが「イベントの内容」です。5W1Hのフレームワーク（誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）に沿って、企画の全体像や提供するコンテンツ、開催日時、出演者などを具体的に記載します。
読み手がイベント当日の様子を具体的にイメージできるよう、写真やイラストを交えながら説明することも重要です。
イベントのターゲット
イベントを成功させるためには、ターゲット層を明確にすることが重要です。ターゲットの項目では、イベントの主な対象となる顧客層を明確に定義します。
年齢や性別、職業、居住地といったデモグラフィック情報に加え、趣味嗜好やライフスタイルといったサイコグラフィック情報まで踏み込んで設定することが望ましいです。
ターゲット像が具体的であればあるほど、ターゲットに響くコンテンツ企画や、効果的なプロモーション戦略を立てることが可能になります。
イベントの予算
イベントの実行可能性を示す上で、予算計画は不可欠な要素です。イベントの実施にかかる全ての費用を項目別に洗い出し、それぞれの概算金額を記載します。具体的には、以下のような費用を算出することが多いです。
- 会場レンタル費
- 設備費
- スタッフの人件費
- 広報宣伝費
- ゲストへの謝礼
- 雑費
また、収入として参加費や協賛金、物販売上などが見込まれる場合は、収入の部も設けて収支計画を明確にしましょう。各項目の算出根拠を明記することで、予算計画の妥当性と透明性を示すことができ、承認を得やすくなります。
イベントの開催場所や日程
イベントの開催場所と日程は、集客や運営に大きく影響する重要な要素です。候補となる会場の名称や住所、収容人数といった基本情報に加え、候補地の会場を選んだ理由も具体的に記述します。
例えば、主要駅から近くアクセスが良いことや、ターゲット層が多く訪れるエリアであることなどを理由として添えることで、計画の説得力を高めることが可能です。日程についても、ターゲット層が参加しやすい曜日や時間帯を考慮して設定し、日程設定の根拠を説明します。
イベントの宣伝・プロモーション方法
魅力的なイベントを企画しても、ターゲット層に情報が届かなければ成功しません。宣伝・プロモーションの項目では、イベントの存在を知らせ、参加を促すための具体的な計画を記述します。
プレスリリースの配信、SNSでの情報発信の他、予算や規模によってはインフルエンサーへのPR依頼やマス広告の活用など、ターゲット層に合わせた多様な手法を組み合わせた計画を立てましょう。合わせて、各施策の実施時期や予算を明記することも重要です。
イベントの運営体制
イベントを円滑に進行させるためには、明確な運営体制の構築が不可欠です。運営体制の項目では、イベント全体の責任者や広報担当、会場設営、進行管理といった各業務の担当者を具体的に記述します。
社内スタッフだけでなく、外部の制作会社や運営スタッフに業務を委託する場合は、委託先の企業名や担当範囲の明記も必要です。役割分担と責任の所在を明らかにすることで、スムーズな連携とトラブルへの迅速な対応が可能になります。
イベント施策全体のスケジュール
イベントの企画準備から開催当日、終了後の報告まで、プロジェクト全体の流れを時系列でまとめたスケジュールも重要な構成要素です。各タスクの担当者と開始日・完了日をガントチャート（横軸が日付、縦軸がタスクの表）などの形式で一覧化すると、進捗管理がしやすくなります。
基本的には重要なマイルストーンのみを明記し、各タスクの細かい業務進捗については各担当者に任せるのが理想です。現実的で無理のないスケジュールを示すことで、計画の実現可能性をアピールするとともに、関係者の円滑な協力体制を築きます。
イベント企画書を作成する際のポイント
イベント企画書を作成する際のポイントは以下の通りです。
- 目的は指標を用いて明確化する
- 綿密なターゲティングを行う
- 予算の内訳を具体的に設定する
- スケジュールに余裕を持つ
- 運営体制を明確化する
- 想定するリスクを事前に洗い出す
- 次回のイベントに向けて効果測定の手段を確立する
- 関係者に伝わりやすい内容にする
- 独自性のあるイベントを企画する
それぞれ詳しく解説します。
目的は指標を用いて明確化する
企画の目的は、可能な限り具体的で測定可能な指標（KPI）を用いて設定することが重要です。
イベントを盛り上げるといった曖昧な表現ではなく、新規顧客のリード獲得数やイベント前後でのWebサイトのアクセス増加率など、数値で成果を測れる目標を設定しましょう。目的が明確であれば、施策の評価が容易になり、次回の改善にも繋がりやすくなります。
綿密なターゲティングを行う
イベントのターゲットを設定する際は、いかに綿密なターゲティングが行えるかが重要になります。年齢や性別だけでなく、居住地や興味関心、ライフスタイルまで具体的に想定することで、よりイベントの方向性が明確になります。
また、マーケティング施策やプロモーション手法を立案する際も、ターゲットに合った具体的な戦略を考案することが可能です。
予算の内訳を具体的に設定する
予算計画の信頼性を高めるためには、費用の内訳をできる限り具体的に記載することが求められます。「人件費：〇〇円」と大雑把にまとめるのではなく、「司会者1名：〇円」「運営スタッフ5名×8時間：〇円」といったように、単価や数量の根拠を示すことが重要です。
また、予期せぬ出費に備えて、全体の10〜20%程度の予備費を計上しておくことも忘れてはなりません。詳細で透明性の高い予算計画は、意思決定者が安心して承認するための重要な判断材料となります。
スケジュールに余裕を持つ
イベントの準備期間には、会場やゲストとの調整の遅れ、制作物の修正など、予期せぬトラブルが発生しがちです。そのため、スケジュールは全ての工程を詰め込むのではなく、各タスクに適切な余裕を持たせて作成することが重要です。
特に、外部の協力会社が関わる工程や、承認プロセスには時間がかかることを見越して、余裕のある期限を設定しましょう。現実的なスケジュールを提示することは、計画の実行可能性を示す上で不可欠です。
運営体制を明確化する
運営体制を明確にすることは、プロジェクトを円滑に進める上で特に重要です。企画書にはプロジェクト全体の責任者から、広報、会場、進行といった各セクションの担当者名と役割を具体的に記載した体制図を盛り込みましょう。
役割と責任範囲が明確になることで、各担当者は自律的に業務を進めやすくなり、関係者間のスムーズな情報連携も促進されます。トラブル発生時にも、判断と指示の担当者が明確になり、迅速な対応が可能です。
想定するリスクを事前に洗い出す
想定するリスクを事前に洗い出すことも、イベント企画書を作成する際の重要なポイントです。事前に想定したいイベント開催のリスクとしては、以下のようなものが挙げられます。
- 悪天候による屋外イベントの中止
- ゲストの急なキャンセル
- 集客が想定を下回る可能性
- 機材トラブルの発生
上記のようなトラブルをあらかじめ想定し、万が一発生した際の対策まで明記しておけば、想定外の事態にも冷静に対処することが可能です。
次回のイベントに向けて効果測定の手段を確立する
イベントを実施して終わりではなく、イベントの成果を客観的に評価し、次回の企画に活かす視点が重要です。企画書の段階で、イベントの効果を測定する方法を具体的に決めておきましょう。
来場者数のカウント方法、参加者アンケートの実施と集計方法、SNSでの言及数の計測、メディア掲載数の把握など、目的に応じた効果測定の手段を計画に盛り込みます。計画段階からゴールを見据えることで、より成果に繋がるイベント運営が可能です。
関係者に伝わりやすい内容にする
イベント企画書は、必ずしもイベントの専門家だけが読むわけではありません。経理部門の担当者や他部署の上司など、さまざまな立場の人々が目を通すことを想定し、誰が読んでも理解しやすい内容にすることが重要です。
特に専門用語や業界用語の使用は避け、平易な言葉で説明することが重要になります。文章だけでなく、図やグラフ、写真などを効果的に活用し、視覚的に企画の魅力を伝える工夫も有効です。企画の価値を正確に伝えるための配慮が、円滑な承認に繋がります。
独自性のあるイベントを企画する
競合他社が実施するイベントや過去の成功事例を参考にするのは重要ですが、単なる模倣では参加者に強い印象を残すことはできません。
自社ならではの強みやリソースを活かし、他にはない独自の価値を提供できるような企画を盛り込むことが、イベントを成功させるポイントです。
新しい技術を取り入れた体験コンテンツや意外性のあるゲストの組み合わせ、社会的なテーマとの連携など、参加者の興味や参加意欲を掻き立てるような、独自性のあるアイデアを盛り込むことで、企画のアピールがしやすくなります。
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