社員総会とは？開催する目的やプログラム・事前準備について解説

企業が持続的に成長し、組織としての一体感を高めていく上で、全社員が一堂に会する社員総会は重要な役割を果たします。しかし、有意義な社員総会を実現するためには、目的を明確にし、周到な準備を進めることが欠かせません。

本記事では、社員総会の基本的な知識や開催する目的、具体的なプログラム内容などを解説します。さらに、社員総会を円滑に進めるための準備手順も紹介します。

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社員総会とは社員に会社のビジョンを伝える会

社員総会とは、企業の経営陣が全社員に向けて、会社の経営状況や今後のビジョン、事業戦略などを共有するために開催する社内イベントです。

年に1回または半期に1回といった頻度で実施されるのが一般的で、日々の業務では接点が少ない経営層と社員、あるいは部署や拠点が異なる社員同士が直接顔を合わせる機会となります。

企業の進むべき方向性について全社で共通認識を持ち、組織としての一体感を醸成することが主な目的です。

社員総会と株主総会の違い

株主総会は、企業の所有者である株主に対して、事業年度の経営成績を報告し、取締役の選任や剰余金の配当といった重要事項を決議するための会議です。株式会社の場合は、会社法に基づいて開催が義務付けられています。

一方、社員総会は、企業で働く社員を対象とした社内向けのイベントであり、法的な開催義務はありません。基本的には社員への情報共有やモチベーション向上、コミュニケーションの活性化を目的としています。

開催時期は企業によって異なる

社員総会の開催時期については、法律による定めはなく、各企業がその目的に応じて自由に設定することができます。一般的には、事業年度の節目に合わせて開催することが多いです。

例えば、新年度が始まる期初のタイミングで開催し、前期の振り返りと共に新年度の経営方針を共有することで、全社員が新たな気持ちでスタートを切るきっかけとします。また、年度末に開催し、一年間の業績報告や慰労を目的とする場合もあります。

社員総会を開催する理由と目的

社員総会を開催する理由や目的は以下の通りです。

• 企業のビジョンや経営戦略を社内で共有するため
• 社員が自社で働く意義やモチベーションを上げるため
• 社員間で共通の背景や情報を共有しやすい環境を作るため

それぞれ詳しく見ていきましょう。

企業のビジョンや経営戦略を社内で共有するため

社員総会は、経営層が企業のビジョンや中長期的な経営戦略を自身の言葉で全社員に直接伝えるための重要な機会です。日々の業務に追われる従業員は、組織全体の大きな方向性を見失いがちになります。

社員総会を通じて会社が目指す未来像や具体的な事業計画を共有することで、全社員が同じ目標に向かって業務に取り組む意識を再認識させることが可能です。組織としての一体感が生まれ、社員同士の連携や業務のスムーズさが向上します。

社員が自社で働く意義やモチベーションを上げるため

社員総会は社員のエンゲージメントやモチベーションを高める上でも大きな役割を果たします。会社の業績成長や社会への貢献を全社員で分かち合う場を設けることで、社員は自社への誇りと帰属意識を高めることができます。

また、業績に貢献した社員を表彰するプログラムなどを通じて、個々の頑張りが正当に評価される企業文化を示すことも可能です。会社からの期待を感じることで、社員は仕事への意欲を新たにし、さらなる成長を目指すきっかけになります。

社員間で共通の背景や情報を共有しやすい環境を作るため

組織が拡大し、部署や拠点が増えると、社員間で共有される背景や文脈、いわゆるコンテクストが異なり、意思疎通が難しくなることがあります。

社員総会は、全社員に対して共通の目標や価値観、新しい事業状況といった情報を一度に提供する場です。全社共通のコンテクストを定期的に共有することで、社員は必要以上のコミュニケーションを取らずとも円滑に連携し、協力し合えるようになります。結果的に、風通しの良い組織風土を作り出すことが可能です。

社員総会はオフラインとオンラインの両方で開催可能

社員総会の開催形式は、参加者が一堂に会する伝統的なオフライン形式での開催だけでなく、インターネットを活用したオンライン形式での開催も一般化しています。

それぞれの形式でのメリットやデメリットについて、詳しく見ていきましょう。

オフライン総会のメリットとデメリット

オフラインで社員総会を開催する大きなメリットは、会場の一体感や高揚感を共有できる点です。同じ空間で経営層の話を聞き、同僚と顔を合わせることで、組織としての一体感が醸成されやすくなります。また、非言語的なコミュニケーションが取りやすい点も強みです。

一方、デメリットとしては、会場費や参加者の交通費・宿泊費など、多くのコストがかかる点が挙げられます。また、全社員が特定の場所に移動するための時間的な負担も考慮する必要があります。

オンライン総会のメリットとデメリット

オンラインで社員総会を開催するメリットは、場所の制約がなく、コストを大幅に削減できる点です。遠隔地の支社や海外拠点で働く社員、テレワーク中の社員も気軽に参加できる上、会場費や社員の移動費がかからないため、予算をコンテンツの充実に充てることも可能です。

一方、参加者の一体感を醸成しにくい点や、通信環境によって映像や音声が乱れるリスクがある点がデメリットとして挙げられます。また、場の雰囲気による統制も難しくなるため、参加者の集中力を維持するための工夫も必要なことも懸念すべき点です。

ハイブリッド形式で開催される場合もある

社員総会はオフライン形式とオンライン形式を組み合わせたハイブリッド形式で開催されることも少なくありません。一部の社員が主要な会場にオフラインで参加しつつ、会場の様子をオンラインで同時配信して他の社員が視聴する形式が一般的です。

オフラインの臨場感とオンラインの利便性を両立できる上、座談会のような複数人で行うプログラムにも柔軟に対応できる点がメリットです。

その上で、遠方の社員やテレワークの社員が参加しやすいオンライン形式特有のメリットも享受できます。ただし、オフライン会場とオンライン配信の両方の準備が必要になるため、運営体制が複雑になりやすい点には注意が必要です。

社員総会の主な内容・プログラム

社員総会の主な内容やプログラムは以下の通りです。

• 業績の報告
• 今後の経営方針や戦略の共有
• 業績優秀者などの表彰式
• 経営層の座談会やスピーチ
• 懇親会やワークショップ

それぞれ詳しく解説します。

業績の報告

業績報告は、社員総会の中核をなすプログラムの一つです。前年度や前四半期の売上や利益といった経営成績について、経営陣から全社員に向けて直接報告されます。

単に数字を伝えるだけでなく、目標達成に至った成功要因や、未達に終わった場合の課題などを分析し、共有することが重要です。会社の現在地を全社員が正確に把握することで、当事者意識を高め、今後の活動への共通基盤を築くことができます。

今後の経営方針や戦略の共有

過去の業績報告に続き、未来に向けた経営方針や具体的な戦略を共有することも、社員総会の重要な役割です。社長や役員といった経営トップが登壇し、新年度の目標や中長期的なビジョン、そして目標達成のための具体的な事業計画を自身の言葉で語ります。

社員総会で今後の経営方針や戦略を共有することで、会社の方向性を全社員が理解し、同じ方向を向いて業務に取り組むことが可能です。また、市場の変化や新しい挑戦について言及することで、社員の期待感を高めることもできます。

業績優秀者などの表彰式

業績優秀者や部門の表彰式は、社員総会を盛り上げる人気のプログラムです。営業成績が優秀だった社員や、優れたプロジェクトを推進したチーム、長年会社に貢献してきた勤続者などを全社員の前で表彰します。

受賞者の努力と成果を称えることで、本人のモチベーションを高めるだけでなく、他の社員の目標を明確にすることが可能です。会社の価値観や行動指針を体現する模範を示すことで、組織文化の浸透を促す効果も期待できます。

経営層の座談会やスピーチ

経営層によるスピーチや座談会は、経営陣の考えや人柄を社員に伝える貴重な機会です。社長や役員が自身の言葉で事業にかける想いやビジョンを情熱的に語ることで、社員の共感を呼び、各々のモチベーションにつなげます。

また、社員から事前に質問を募集し、それに経営陣が答えるパネルディスカッションや座談会が行われることも多いです。普段はなかなか聞けない経営層の本音に触れることで、経営と現場の間の心理的な距離が縮まります。

懇親会やワークショップ

社員同士の交流を促進するために、懇親会やワークショップがプログラムに組み込まれることも多いです。立食形式のパーティや食事会は、部署や役職の垣根を越えたリラックスした雰囲気でのコミュニケーションを促します。

また、特定のテーマについてグループで討議するワークショップは、チームビルディングや部門横断的な課題解決に役立ちます。社員同士の横の繋がりが強化されることで、日常業務における連携がスムーズになる効果も期待できます。

社員総会を円滑に行うためには事前準備が重要

社員総会を円滑に行うためには事前準備が重要です。特に重要な準備は以下の通りです。

• 企画にかかるコストを計算して予算を設定する
• プログラムの進行に必要なコンテンツをまとめる
• 会場を選定する
• オンラインの場合は配信環境の準備をする
• 進行台本を作成する
• 全社員に漏れなく案内をする
• 次回の開催に備えて準備工程の記録をする

それぞれ詳しく見ていきましょう。

企画にかかるコストを計算して予算を設定する

社員総会の準備を始めるにあたり、まずは必要なコストを洗い出し、全体の予算を設定することが重要です。オフライン開催の場合は、会場費や音響・映像機材のレンタル費、懇親会の飲食費、参加者の交通費など、さまざまな費用が発生します。

オンライン開催の場合でも、配信プラットフォームの利用料や機材費、動画制作費などが必要です。必要な費用を詳細にリストアップし、現実的で過不足のない予算を確保することで社員総会の準備をスムーズに進められます。

プログラムの進行に必要なコンテンツをまとめる

決定したプログラム内容に基づき、当日の進行に必要となるコンテンツをまとめておくことも、社員総会の準備では重要です。経営層のスピーチで使用するプレゼンテーション資料、業績報告用のデータ、表彰式で授与する表彰状や記念品の制作・発注など、社員総会ではさまざまなコンテンツが必要になります。

また、オープニングやプログラムの合間に流す動画コンテンツを用意することも、参加者の関心を引きつける上で効果的です。各コンテンツの制作担当者と納期を明確にし、計画的に準備を進めることが重要です。

会場を選定する

オフラインまたはハイブリッド形式で社員総会を開催する場合、会場選定は特に重要です。まず、会場を選定する際は、まず全参加者を収容できるキャパシティがあることを確認します。その上で、プロジェクターやスクリーン、音響設備といった、プログラムの実施に必要な機材が整っているかを確認しましょう。

他にも、社員がアクセスしやすい立地であることや、懇親会を実施する場合は飲食の提供が可能であるかも選定のポイントです。複数の候補をリストアップし、実際に見学した上で決定することが望ましいです。

オンラインの場合は配信環境の準備をする

オンライン形式で社員総会を実施する場合、安定した配信環境の準備が必要です。まず、参加者数や求める機能に応じて配信プラットフォームを選定し、高画質なカメラやクリアな音声を届けるためのマイク、照明といった配信用機材を準備しましょう。

特に重要なのは、高速で安定したインターネット回線を確保することです。低速なインターネット環境では、満足に配信が行えず、社員総会が失敗に終わってしまいます。他にも配信トラブルを避けるため、事前に複数回のリハーサルと通信テストを行うことも重要です。

進行台本を作成する

社員総会を時間通りにスムーズに進行させるためには、詳細な進行台本の作成が不可欠です。プログラムごとの登壇者や準備すべき機材、話す内容の要点などを時系列で具体的に記述することで、円滑な進行を実現できます。

特に重要なのはタイムスケジュールです。各プログラムの時間配分を明確化し、運営関係者に共有することで、各自が自分の役割と動きを正確に把握し、連携の取れた運営が可能になります。

全社員に漏れなく案内をする

社員総会の開催が決定したら、全社員に対して漏れなく案内を行いましょう。開催日時や会場の場所、当日のプログラム、服装の指定などを明記した案内状を作成し、メールや社内ポータルなどで通知します。

社員によっては出張などが重なって参加が難しくなる場合もあるため、ある程度スケジュールを調整できるよう、数ヶ月前には第一報を出すのが望ましいです。開催直前にもリマインダーを送るなど、丁寧な周知を心がけましょう。

次回の開催に備えて準備工程の記録をする

社員総会が無事に終了したら、次回の開催をよりスムーズに行うために、準備工程の記録をまとめておきましょう。

最終的な予算と実績の比較、使用した会場や外部業者の連絡先リスト、タスク管理に使用したスケジュール表、当日の進行台本、そして参加者アンケートの結果や運営の反省点などをまとめて保管します。

記録を残しておくことで、担当者が変わっても過去のノウハウが引き継がれ、将来的にも効率的で質の高い企画運営が可能になります。

社員総会に関するよくある質問

社員総会に関するよくある質問をまとめました。社員総会の準備を行う前に、あらかじめ確認しておきましょう。

社員総会では何が行われる？

社員総会では、企業によって内容は異なりますが、一般的に企業の経営状況と今後の方向性を全社員で共有するためのプログラムが中心となります。

具体的には、経営陣からの前期の業績報告や、今期の経営方針・事業戦略の発表が行われます。また、社員の功績を称える表彰式や、社員同士の交流を深めるための懇親会、チームビルディングを目的としたワークショップなどが組み込まれることも多いです。

合同会社では社員総会の実施は必要？

基本的に、合同会社でも社員総会の実施は任意です。加えて、合同会社では株主総会のような会議を行う義務もありません。

合同会社の意思決定は、原則として総社員の同意によって行われるため、必ずしも一堂に会する総会の開催は求められていないためです。

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社員総会をより有意義で印象的なイベントにするためには、プログラムに華を添えるゲストや、総会を円滑に進行するプロの司会者に依頼するのが効果的です。しかし、コンセプトに合った人材を探し、出演交渉や企画立案を行うのは簡単ではありません。

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