イベント運営の完全ガイド！必要な準備や成功のポイントを徹底解説

「イベント運営の流れは？」
「イベント運営を成功させるポイントは？」

イベント運営には、企画・準備・集客・当日の進行など多くのステップがあります。イベントを成功させるには、全体像を把握してポイントを押さえるのが重要です。

しかし、やることが多いので「何から手を付ければいいか分からない」と感じる人も多いでしょう。

そこで本記事では、イベント運営を成功させるために必要な準備や、押さえるべきポイントについて詳しく解説していきます。ぜひ参考にしてください。

キャスティングならヒーローキャスティングにおまかせ！

キャスティング実績14,000件以上

ファン心理やトレンドの知見が豊富

企画立案から制作・実施まで対応

お問い合わせはこちら

イベント運営とは？

イベント運営とは「イベントの企画」「会場や機材などの事前準備」「当日のイベント運営と進行」「終了後の結果報告」といった、イベント全般に関する作業の総称です。

イベントを適切に運営できれば、自社の認知度やブランド価値、売上の向上につながるなどのメリットが多数あります。

一方で、イベント運営は業務内容が多岐にわたり、費用もかかります。なんとなく始めても費用や工数を無駄にしてしまうので、全体像を押さえておくのが重要です。

イベント運営にかかる費用一覧

イベント運営には、会場費や人件費、制作費などさまざまな費用がかかります。優先順位を決めて、目的に応じた適切な予算配分をすることがイベント成功の鍵です。

しかし、費用の管理や運営の手配をすべてやるのは負担が大きいので、イベント運営のプロに相談するのも一つの方法です。

イベントの実施を検討しているなら、ぜひ「ヒーローキャスティング」にお問い合わせください。イベントの企画・運営・スタッフ手配など、制作周りもすべて対応可能です。

イベント運営の流れ

1.イベントの企画立案

イベント運営の最初のステップは「イベントの企画立案」です。イベントの目的やテーマ、ターゲットなど、どのようなイベントにするかを決める必要があります。

イベントで得られるメリットについて考えることも重要です。主催側だけでなく、参加者側のメリットもまとめておくと、宣伝やスポンサー集めがしやすくなります。

また、ターゲット層は具体的に設定しておきましょう。一般層向けのイベントなら年齢・性別・職業、企業向けなら業種・役職・売上規模などを最低限想定しておくと、詳細な内容を決めやすくなります。

6W2Hを軸に企画を考えるのがおすすめ

イベントの企画は、6W2Hを軸に考えるのがおすすめです。人や場所、お金など様々な要素を考慮できるので、漏れのない企画が立てられます。

とくに、Why(なぜイベントを開催するか)を考えることが大事です。Whyを考えることでコンセプトが明確になり、目的からブレることがなくなります。

2.イベントの宣伝告知

企画立案が終わったら、イベントの宣伝告知をしましょう。どんなに魅力的なイベントでも開催することが知られていなければ意味がありません。

企画立案で決めたターゲットに向けて、SNSや動画広告、メールなどを活用してイベントをアピールしましょう。

集めたいターゲット層によっては、インターネット以外の手段も効果的です。ターゲット層が集まりやすいエリアで看板広告を設置したり、ビラ配りを実施しましょう。

3.会場・人員・機材の手配

イベントの開催にむけた、会場・人員・機材の手配も必要です。イベント内容や規模に適したものを準備しましょう。

また、それぞれの手配には高額な費用がかかります。費用を抑えたい場合は、オンラインイベントへの切り替えも検討しましょう。

会場費や人件費を削れるほか、PC・カメラ等最低限の機材でイベントを開催できます。

4.イベントの開催

設営やリハーサルなど、事前準備が終わったらいよいよ本番です。当日はスケジュールに沿って進めること意識しましょう。

また、当日の進行を円滑に運ぶためにも、マニュアルを作成しておくのがおすすめです。起こりうるミスやトラブルを想定し、解決策を記載しておけば迅速に対処可能です。

5.イベント終了後の結果報告

イベントが終了したら、イベントの内容や収支、ゲストの反応などをまとめましょう。参加者向けのアンケートを用意しておくと、意見が集まりやすくなります。

成功か失敗なのか分かったら、要因を分析して改善点を探しましょう。改善点を挙げ、どのようにすべきだったかを振り返ることで、次回以降のイベント成功率を高められます。

イベント運営にはマニュアルが必須

イベント運営をスムーズに進めるには、詳細なマニュアル作成が不可欠です。マニュアルがないと、認識のズレやミスが起こりやすくなるからです。

マニュアルは、関係者全員が役割や進行内容を理解し、統一された行動をとるための指針です。事前に作り込んでおけば、ミスやトラブルにも素早く対応可能です。

レッド

一度マニュアル作ってしまえば、次回以降に同様のイベントを開催する際にも役立ちます。必ず作っておきましょう。

マニュアルを作成するメリット

マニュアルを作成するメリットは3つあります。マニュアルを作成すれば、スタッフ全員にイベント内容の詳細が伝わり、認識のズレが起きにくくなります。

また、具体的な作業内容や確認事項を事前に明記しておけば、打ち合わせにかかる時間やミスを減らせます。

さらに、次回以降のイベント開催時にも役立ちます。今回の結果を踏まえてマニュアルを修正していけば、ノウハウが蓄積してイベント成功の可能性が上がります。

マニュアルに書くべきこと

マニュアルには、上記のような項目を記載しましょう。テキストだけでなく、図や画像を交えるのも効果的です。

ただし、記載内容が細かすぎると見落としが起きやすくなります。シンプルで分かりやすいマニュアルを意識しましょう。

レッド

準備も重要ですが、イベントを成功させるには当日の動きも大事です。ここからは、当日にやるべきことを解説していきます。

イベント当日に運営がやること

イベント当日にやるべき主な内容をまとめました。特に重要なポイントについて解説していくので、イベントを成功させるための参考にしてください。

当日のスタッフミーティング

イベント前にスタッフ全員を集めて、最終ミーティングを実施しましょう。主に、役割分担や当日の流れを改めて再確認します。

特に、トラブルが発生した際の対応方法や連絡手段は念入りに確認しておきましょう。最終確認しておけば、万が一トラブルが起きた場合も的確に対応できます。

受付対応

当日に運営がやることの一つがゲストの受付対応です。イベントによって対応内容は異なりますが、非常に重要なタスクです。

受付の段取りが悪いと、スケジュールにズレが生じたり、ゲストからの印象を損ねてしまいます。丁寧に対応しつつ、スムーズに案内できるよう準備しておきましょう。

誘導や進行補助

イベントが始まったら、ゲストや登壇者の誘導、ステージの進行補助が必要です。予定通りにイベントが進むよう、導線やタイムスケジュールを意識しましょう。

また、イベント終了後もゲストの誘導が必要です。自由に出入りできるイベントの場合は、入退場の導線が被らないようにしておくと混雑を防げます。

映像や機材などの管理

映像やBGMを流す場合は、あらかじめトラブルが起きた場合の管理者を決めておくと安心です。リハーサルでは問題なくても、本番中にトラブルが起きる可能性があります。

また、使用する機材の管理も必要です。予備のケーブルや機材を準備しておけば、トラブルが起きてもイベントの進行をスムーズに保てます。

撤収作業

イベント終了後の撤収作業も必要です。次に会場を使う予定が入っている場合もあるので、速やかに撤収しましょう。

また、撤収時に不備があるとトラブルにつながる可能性があります。同じ会場を使えなくなることも考えられるので、作業に漏れがないよう確認を徹底しましょう。

イベント成功に必要なポイント

イベントのコンセプトを忘れない

イベントの成功に必要なポイントは、イベントのコンセプトを忘れないことです。

例えば、ブランドイメージの向上がコンセプトなら、会場や配布物のデザインなど、すべてが企業のブランドイメージと一致しているか確認しましょう。

規模や会場の変更など、判断を迫られるケースが起きても、コンセプトに立ち返って決定すれば当初の目的に沿ったイベント運営が可能です。

スケジュールを遵守する

スケジュールを遵守する意識も、イベント成功に必要なポイントです。イベント終了までのスケジュールをこまめに確認し、必ず期日までにやるべきことを進めましょう。

また、イベント当日のタイムスケジュールも重要です。ゲストの満足度に関わるので、予定通りに進むように、起こりうるトラブルなども想定して当日に臨みましょう。

関係者全員が役割を全うする

イベントの成功には、関係者全員が自分の役割を全うするという意識も重要です。責任者や担当者を決めて役割を分担し、各々のやるべきことを明確にしましょう。

自社で人員を割り振る場合は、各々の適性を見定めて配置する必要があります。

自社で適切な人員を確保できない場合は、外注も検討しましょう。それぞれの分野のプロフェッショナルが担当してくれます。

イベント運営に必要な人材

イベントの企画立案者

イベント運営に企画立案者は欠かせません。イベントのコンセプトや予算、スケジュールを決めるので、イベント運営の経験がある人が理想的です。

自社に経験者がいない場合は、外注することをおすすめします。ある程度の方向性を決めたうえでプランナーと打ち合わせを重ねれば、実現に向けて具体化してくれます。

イベントのプロデューサー

イベントのプロデューサーは、全体の責任者です。全体を指揮しつつ、スポンサー集めやリスク管理もする立場なので、最も重要な立ち位置です。

イベントに限らず、大きなプロジェクトを管理した経験のある人をアサインするのが望ましいです。

イベントのディレクター

ディレクターは、イベント当日の進行を管理するポジションです。スタッフたちに指示を出し、タイムスケジュール通りにイベントを進行させます。

トラブルや機材不備などがあった際にはディレクターが対応するので、臨機応変な判断力が求められます。

イベント当日のスタッフ

イベント運営には、当日にゲストの案内や受付などの対応をするスタッフも必要です。規模によっては人手が不足するので、社内だけでなく外注も検討してみましょう。

外注する場合は、企画内容などを落とし込んだマニュアルも事前に準備しましょう。誰がやっても対応できる状況を用意しておくのが理想的です。

タレントや専門家

話題作りや権威性を高めるために、タレントやインフルエンサー、専門家に登壇してもらうのもおすすめです。

イベント内容に沿った専門家やターゲット層に人気の有名人を呼べば、イベントの目玉になります。また、ニュースやメディアで取り上げられて話題になる可能性も上がります。

イベント運営のことなら『ヒーローキャスティング』にお任せください

イベントの実施を検討しているなら、ぜひ『ヒーローキャスティング』にお問い合わせください。イベントの企画・運営・スタッフ手配など、制作周りもすべて対応可能です。

またヒーローキャスティングでは、芸能人や芸人、タレントのキャスティングもできます。豊富な実績を持ち、過去のデータからご要望やご予算に合わせたキャスティングを提案いたします。

ヒーローキャスティングを活用して、イベントを開催してみませんか？ご相談も無料ですので、お気軽にお問い合わせください。