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《イベントや講演会に司会者を派遣したい》司会を派遣するメリットとは?

会社に入社すると、新年会・忘年会から講演会・社員総会といったものまで、さまざまな趣旨のイベントに参加する機会があります。イベントの開催で重要になってくるのは、イベントの進行を担う司会者の選び方です。

例えば、社員同士のコミュニケーション活性化を目的としたイベントでは、社員同士で企画をし、その中で担当者となった人がイベントの司会・進行をすることもあるでしょう。しかしイベントの趣旨によっては、プロの司会者を外部から呼び、司会・進行を依頼する方が成功により近づくケースもあります。

この記事では、イベントや講演会に司会者を派遣するメリット・方法・派遣会社の選び方・おすすめの派遣会社について解説していきます。

 

イベント・講演会に司会者を派遣するメリット

自社の社員にイベント・講演会の司会者を担当させるのではなく、プロの司会者を派遣することには多くのメリットがあります。ここでは、進行・演出・対応力の3点のメリットに焦点を絞ってご紹介します。

 

スムーズに進行できる

イベントを開催する上で、各プログラムを進行する時間はあらかじめ決まっています。司会・進行を担う司会者には決まった時間内で、進行具合を計算しながらプログラムを進めていくスキルが必要です。プロの司会者を派遣する最大のメリットはここにあります。

プログラム進行のスキル習得は経験による部分が大きく、たとえ人前に出るのが好きな人であったとしても少しのトラブルで大幅に予定時間の計算が狂ってしまう、ということも少なくありません。そこで安全策の一環として、大勢の人を集めて開催するイベント・講演会にプロの司会者を派遣し、スムーズな進行を担ってもらうケースが増えています。

 

雰囲気をコントロールできる

イベントの趣旨によって会場の空気感をそれとなくコントロールすることも司会者の重要な仕事です。

空気感を演出する要素には司会者の話す内容だけではなく、声のトーンや表情も含まれます。例えば、講演会など形式的なイベントでは落ち着いた声のトーン、創立記念会などの祝いの場では高めの声のトーンといったように、声のトーンひとつで場の空気感をガラリと変えることができるのです。

この声のトーンの変化は自然と身に付けられる人もいますが、訓練を行っているプロの方がより良い空気感を作り出すことができます。また、表情においても場数をこなしているプロの司会者は圧倒的な対応力があるため、場の雰囲気コントロールしてくれます。会場の空気をよりイベント・講演会の趣旨に則した方向へ導いてくれるのがプロの司会者の存在なのです。

 

アドリブにも対応できる

イベントでは機材の不具合などトラブルが起こることが多々あり、通常だとパニックになってしまい進行が止まってしまう場合もあります。しかし、多くの経験を積んだプロの司会者であればそこをアドリブでうまくかわし、会場の雰囲気を壊さずに司会進行を続けることが可能です。

このアドリブへの対応力は、事前の準備や予測でどうにかしきれるものではありません。司会者として幾度もイベント進行の舞台に立ち、多くの経験を積み、時にはトラブルを乗り越えてきたからこそ身につけられるスキルです。イベント・講演会で多少のトラブルが起ころうとも、無理なく進行を続けてくれるだけの対応力を持つプロの司会者は、主催者にとってたいへん頼もしい存在です。

 

他の業務に集中できる

企業が主催するイベントの場合は、当日までにさまざまな準備が発生するとともに、当日も参加者へ声をかけて企業や商品についての説明や、ステージへの誘導、説明後にアンケートを配布し分析をするなど、さまざまな業務を社員が行う必要があります。規模が大きいイベントや、他企業との共同イベントであれば、社員だけでは開催当日の運営業務の負担が大きくなり、手際よく行えずに企業に商品に興味を持っている参加者をみすみす逃してしまうケースも考えられるでしょう。また、人数不足による集客力の低下は、費用対効果の得られないイベントになるだけでなく、社員のモチベーションを下げることにもつながります。

そこで、参加者の声かけや進行を派遣した司会に任せることで、社員の負担が減り多くの参加者に対しアプローチすることができます。司会者と社員スタッフが適材適所による分担をすることで、イベント参加者も満足できる内容になるでしょう。

 

安心感を与えることができる

イベントを開催する際は、内容をしっかりと参加者に理解をしてもらえなければ意味がありません。そのため、話し方ひとつにも気を付ける必要があり、話し方次第では参加者のイベントへの印象が変わることもあります。

人間は、何を話しているのかというよりも、どのように話しているかで内容の理解や印象が違ってきます。より印象付けるためには、声の大きさであったり、トーンを変えたりする技術が必要になるでしょう。

そこでプロの司会者にイベントの進行を依頼すれば、思い通りに会場の雰囲気をコントロールしてくれます。司会業や声を使ったお仕事をされている方は、話し方に特化したプロです。参加者に好印象を与える話し方や、安心感、信頼感を与える話し方も熟知しています。イベントでの伝えたかった内容をしっかりと伝えられる上に、スムーズに進行をしてくれるのでより安心感を与えることができます。

また、司会の経験がない人では、進行に変更があった場合やトラブルがあった場合に臨機応変に対応することは難しいでしょう。その点、プロの司会者はトラブルを感じさせないように上手く場を調整したり、終了時間が迫っているときは進行をコントロールしたりと、参加者に安心してもらえる進行が実現できます。

 

 

 

どんな司会者を派遣するといい? 

イベントや講演会は、司会者によって場の雰囲気が決まります。ただプロの司会者に依頼するだけでは、イベントや講演会で効果的な司会進行ができるとは限りません。
そのため、イベントや講演会に司会者を派遣するときには司会者選びを慎重に行う必要があります。ここでは、司会者を派遣するときに考えるべきポイントを3つご紹介します。

 

司会経験が豊富

イベントを成功に導くためには、やはり経験豊かな司会者を派遣した方が安心です。司会経験が豊富な場合とそうでない場合では、イベントの成功に大きく影響します。

イベントには、予定時間というものが必ずあります。司会者の大きな任務として、終了予定時間までに全ての進行を終わらせることがあります。しかし、司会者の経験が乏しく、十分な時間管理能力がないとスムーズな進行はできません。

経験を重ねた司会者であれば打ち合せでシミュレーションを行い、より最適な進行プログラムを提案することができます。
また、イベント当日は時間に余裕があればプログラムごとの時間を伸ばしたり、逆に押している状況であれば短くしたりするなど、アドリブを発揮しイベント進行をしてくれます。司会経験の浅い方では、時間把握能力が乏しい可能性があり、経験のある司会者だからこそできる能力です。

 

男性か女性か

司会者を選ぶ上で、イベントや講演会の雰囲気に応じて男女を選ぶことも成功につなげるために重要なポイントです。男性の声と女性の声では、会場の雰囲気も大きく変わります。男性の司会者の場合には、真面目な雰囲気の進行になり、女性の場合であれば上品で華やかな雰囲気の進行になる傾向があります。

例えば、結婚式場での司会進行の場合は、女性の司会者が選ばれる傾向があります。これは女性の司会者は、男性よりも声が通りやすく、華やかな雰囲気になるというメリットがあるためです。また、女性ということから、花嫁の気持ちを汲んだ進行をしてくれることも期待できます。

一方、男性の司会者を選ぶ場合は、落ち着いた雰囲気のビジネスイベントにしたいケースが最適です。株主総会や企業説明会などは、男性の声が適しているとされており、何よりスーツ姿の立ち振る舞いが特別感を漂わせます。

これらのことから、イベントで与えたい印象によって司会者は男性と女性のどちらに依頼するか決めるといいでしょう。また、イベントの男女比率を考慮する必要もあります。

 

得意なジャンルがある司会者

イベントなどで司会者を派遣するときに、司会者であればどのようなイベントであってもスムーズに進行することができるわけではありません。司会者にも得意不得意なジャンルがあります。会場の規模やイベントのカテゴリーなどジャンルはさまざまなので、事前に司会者の対応できるジャンルを確認する必要があります。

しかし、事務所はユーザーから司会者の派遣を依頼された場合、司会者の得意不得意関係なくスケジュールが合えば派遣させることがほとんどです。では、どうしたらイベントに得意なジャンルの司会者を派遣することができるのでしょうか。

手っ取り早い手段としては、イベント運営に携わっている会社への相談です。イベント運営に携わっている会社であれば、イベントの雰囲気や参加者の層に応じて適切である司会者を選定してくれます。

 

イベント・講演会に司会者を派遣するには?

ここまではイベント・講演会にプロの司会者を呼ぶメリットについてご紹介してきました。次は実際に司会者を呼ぶことになった際、どのような方法があるのか、当日派遣に至るまでの流れ、司会者の派遣にかかる費用の3点を解説していきます。

 

イベント・講演会に司会者を派遣する方法

基本的に司会者を呼ぶ際には、派遣会社に依頼するのが主流となっています。イベント・講演会に司会者を呼ぼうと思ったら、まずは依頼する司会の派遣会社の候補を数社ピックアップしましょう。

次に、電話かメールで問い合わせて、それぞれの会社へ派遣の見積りを依頼します。問い合わせでは、日時・場所・予算・イベントのシーン・趣旨など細かい部分もしっかり伝えておくことがとても大切です。イベント・講演会の趣旨や主催者側の意向をあらかじめ伝えておくと先方も当日の動きなどがイメージしやすくなり、司会者の選出もスムーズに行えます。

より理想的な派遣会社を選び、主催するイベント・講演会の趣旨に適う司会者を派遣してもらえるように情報を多めに開示するよう心掛けましょう。

 

司会者を派遣するまでの流れ

複数の会社に見積りを依頼し、さまざまな要素を見比べたうえで依頼する派遣会社を決定します。すでに希望している司会者がいるのであれば、この時点で仮押さえをしておくのも有効です。仮押さえとは、希望している司会者のスケジュールを暫定的に押さえておくことです。人気の司会者だとスケジュールがすぐに埋まってしまうケースが多いため、できるだけ早めに仮押さえを行うことが重要です。

正式な依頼として契約書類等を確認し、司会者との打合せに入ります。派遣会社にもよりますが、打合せの方法は電話やメール、対面で行います。ただし、対面での打合せは人件費に加え交通費・軽食代など、打合せで発生する費用が経費に追加されてしまう点に注意しましょう。

また開催当日までにイベント内容に変更が出ると先方の迷惑になってしまいます。変更が出た場合は速やかに連絡を取ることが大切です。

 

司会者の派遣費用

司会者の派遣会社によって費用の相場が違い、打合せのフローの有無でも費用が変わります。打合せ料については出演料の50%の費用がかかるケースもあるので、派遣会社を決定する前の見積りの段階で打合せに関する確認はしっかりしておきましょう。

 

また、派遣する司会者に知名度があるかどうかでも費用が変わります。例えば、テレビ局のアナウンサーや芸人など知名度がある人が在籍している派遣会社であるほど料金が割高です。

司会者の拘束時間によっても費用は変動します。相場では2時間だと4~5万円、8時間だと7~8万円程度です。

派遣費用はあくまでそれぞれの派遣会社によって差がありますが、終日の派遣を依頼する予定であれば予算は10万円程度を見積もっておくのが良いでしょう。

 

司会者派遣会社の選び方

インターネットで検索するだけでも司会者の派遣を行っている派遣会社は数多く見つかります。しかし、派遣会社の数が多いだけに、どの会社を選べばよいのか迷ってしまうという方も多いでしょう。ここでは、司会者の派遣依頼をする際どのような点に注目すべきかを派遣実績、バックアップ体制、司会者のクオリティーの面から解説します。

 

司会者の派遣実績を確認する

司会者の派遣実績は、依頼する派遣会社を決定するうえで良い材料になるでしょう。派遣実績が多く、自信を持っている派遣会社ほど実績を前面に押し出しているケースが多いです。情報収集をしていてもよく目に付くようアピールに工夫を凝らしている傾向があります。

例えば、検索結果のタイトルに「司会派遣」の文言があったり、サイトのトップ画像に実績数を強調して掲載していたりする派遣会社ほどイベント・講演会への司会者派遣に強く、自信を持っている会社だと判断することができます。

 

バックアップ体制が整っているか確認する

依頼する派遣会社や司会者がようやく決定したとしても、バックアップ体制がおざなりになっていては安心して仕事を頼むことはできません。
派遣予定の司会者が来られなくなった場合に別の司会者の手配をしてくれるか、イベント当日までの細やかな対応をしてくれるか確認しましょう。事前にトラブルの際の対応についてしっかりと確認できる派遣会社ほど信頼性が高く、万が一トラブルが起こってしまったとしてもスムーズに事態を収拾してくれることが期待できます。

 

派遣会社を選ぶ際には、バックアップ体制に関しても明確な記述があるか、あるいは問い合わせ担当者がしっかりと納得のいく対応をしてくれるかという点にも注目しておきましょう。

 

さまざまなスキルを持った司会者が派遣可能か確認する

司会者を派遣するにあたって、イベント・講演会の内容に合ったさまざまなスキルを持った司会者が在籍している派遣会社を選ぶこともポイントです。

 

例えば、式典のような厳かな雰囲気のイベントでは、経験豊富な司会者が在籍している会社を選びましょう。逆にくだけた雰囲気で和やかに楽しむ趣旨のイベントを行うなら、お笑い芸人や落語家が在籍している派遣会社を選ぶのも手です。芸人や落語家は仕事柄、場の雰囲気を盛り上げるノウハウを持っています。

 

また、ワールドワイドに事業展開をしている会社主催のイベント・講演会には、TOIECなどをはじめとした英語技能資格を持つバイリンガルの司会者を指名することもできます。費用は通常よりもやや割高にはなってしまいますが、海外からお客様が参加するケースであれば依頼する価値は高いでしょう。

 

司会者の派遣なら「ヒーローキャスティング」

ここまでは司会者の派遣を依頼する際の派遣会社の選び方について解説してきましたが、数多い中からさまざまな要素を比較して、ここぞという派遣会社を探すのは大変な作業です。そこで是非おすすめしたいのが、「ヒーローキャスティング」です。

 

7,000件以上の実績と幅広い対応ジャンル

ヒーローキャスティングは有名人・著名人をキャスティングする専門会社です。モデル専門・CM案件に強いとなど、どれか1点に特化した会社が多い中で、案件のジャンル・規模を問わずに幅広く対応をしています。

「日本一の多ジャンル」「業界一の対応ジャンルの幅広さ」が売りであり、全国のどんな案件にも積極的に対応しています。もちろん、各種イベント・講演会への司会のキャスティングも数多く行っています。

 

充実したサポート

ヒーローキャスティングを選ぶもう1つのメリットには、充実したサポート体制が挙げられます。12ある専門チームが各案件にスピーディーに対応することはもちろん、たとえイベントの開催そのものが検討・企画中の段階であっても相談可能です。

担当者へ疑問点や不安要素を逐一伝えれば、的確な提案や助言をしてくれます。その他の各方面への調整や主催者側と司会者のイメージのすり合わせ、当日のアテンドもヒーローキャスティングはサポートの範囲内です。

キャスティング依頼の経験がなくてもヒーローキャスティングなら、安心してイベント・講演会のサポートを任せることができます。

 

実際のキャスティング事例

ここでは、ヒーローキャスティングがセミナーに著名人をキャスティングした事例をご紹介します。

古田敦也さんを某パソコンメーカー様社内セミナーにキャスティング!

某パソコンメーカー様のエグゼクティブセミナー講師に元プロ野球選手の古田敦也さんをキャスティングしました!

古田敦也さんは、元プロ野球選手であり監督を務めたこともあるので、ビジネスにおける組織論やチームマネジメントなどを講演にてお話しすることが可能です。

また、なんといってもお話が面白いことが魅力です。ご自身が経験してきたプロ野球生活のちょっとした裏側などを交えながら、ためになるお話を1時間たっぷりとお話していただけます。どんな人でも聞き入ってしまうことは間違いありません。

 

和田由貴さんを住宅系企業主催セミナーにキャスティング!

「ホンマでっか!?TV」出演などで話題になった節約アドバイザーの和田由貴さんを住宅系企業主催イベントのセミナーにキャスティングしました。「無理をしない節約の仕方」を題材に、ためになるお話をたっぷりしていただきました。

30分間の講演の後は、「これからの節約方法」ということで最新の家電用品を使った節約方法などのトークをしていただき、クライアント様も満足のセミナーになりました。

 

まとめ

イベント・講演会で司会者は、時に成功を左右する重要な役割を果たします。単純なトークの上手さだけならば、人前で話すことが得意な社内スタッフが担当すれば事足りるでしょう。しかし、スムーズなプログラム進行や万一のトラブルへの対応力という点では、やはり豊富な経験を持つプロの司会者の方が安心です。また、声のトーンや表情で会場の空気感をコントロールできるだけのスキルも、プロならではのものです。

ヒーローキャスティング」では全国無料相談を受け付けています。イベント・講演会に司会者を呼ぶ際には、是非一度問い合わせてみてはいかがでしょうか。

 

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