思い出に残る表彰式を行なうには｜注意点や効果を高める方法を解説

表彰式は企業にとって目玉イベントのひとつです。

そこで、表彰式の目的や準備方法を注意点を交えて説明し、その効果を高めるためにどうすれば良いのか、という点についても詳しく解説していきます。

表彰式を開催する目的とは

表彰式は、表彰を通して参加者や社内のモチベーションを上げ、さらなる生産性を産むために開催するものです。

だからこそ、記憶に残るように大きな会場でしっかりとした演出を行ない、社内外から人を集めて開催しなければなりません。

表彰式がうまくいかないと悩んでいる場合は、「開催すること自体」が目的化していないか、今一度振り返ってみましょう。

表彰式を開催する方法とその準備

表彰式は大体流れが決まっているため、工程や企画によってさまざまな準備が必要です。

所定のフォーマットに従って企画・準備していくようにしましょう。

開催の目的から逆算したコンセプトの決定

表彰式全体のコンセプトを決定し、それに沿った演出と会場を組み立てます。

あくまでも表彰される人に対するお祝いであるという立ち位置から構成しないと、主催者側だけのエゴが詰まったイベントになってしまい、逆効果になりかねません。

また、フワッとしたコンセプトやエゴを押し付けた構成だった場合、いくら取り繕ったとしても参加者はそれに気付いてしまうものですので、くれぐれも甘く考えないようにしてください。

まずは、コンセプトを明確にすること。これを忘れないようにしましょう。

企画の具体化

次に、コンセプトに合わせたコンテンツやゲスト、MCなどのキャスティングを具体的に考えていきます。

参加した人の意欲を掻き立て、昇進を含めた明確な目標を持ってもらい、次の行動に移りたいと思えるイベントになるよう、しっかりと盛り上げながら心に訴えかける企画を立てましょう。

表彰式は、参加した人全てが「頑張って自分もその場所に立ちたい」と思ってもらうことが何より重要なのです。

参加人数・開催場所などの把握

表彰式は表彰される人数によって時間が大きく変わってきます。

表彰者、参加者の人数は正確に把握し、予算と人数に見合った会場を確保して演出を決め、盛り下がってしまわないような構成にしましょう。

表彰される人にコメントを求める場合などにおいては、感極まって予定していた時間を大幅に超過することも多くあります。

そのため、時間的な余裕を見ながら早く終わってしまった場合の補填企画なども盛り込んでおくことで不測の事態にも対応できることでしょう。

会場規模や時間については、決定した後で変更することが難しいので、事前に明確にしておくことが重要です。

告知

参加者へ連絡する方法も重要です。

「会社にとって重要なイベントである」というイメージを与えられるような告知方法にすることで、開催前から期待が高まり、参加者や表彰者のモチベーションを徐々に高めていくことに一役買うことができます。

この辺りは参加者の人数やイベントの内容、社風などに応じて決定しましょう。

表彰式の演出によっては、サプライズを仕込むこともあるでしょう。

こうした企画や演出に関しては事前にしっかりと準備をしておき、当事者にも伝えた上で告知段階からの根回しも必要となります。

会場準備

表彰式を盛り上げる要素として、照明や音響設備を活用した演出が挙げられます。

会場によっては整備不良で機材トラブルが頻発することもありますので、それらも考慮して事前に調査し、トラブルが起きた場合の対応策などもシミュレーションしておくと良いでよう。

素人にはわからない機材も多くあることから、あらかじめプロへ依頼して事前調査から立ち会ってもらうなどして、当日起こるであろう、考えられるだけのトラブルをリストアップして全ての対策を打っておいてください。

機材や備品の替えが必要な場合など、致命的なトラブルが当日に起こってしまったら、もう手の打ちようがなくなってしまい、せっかくお祝いムードが高まっているにもかかわらず、全てを台無しにしてしまいかねません。

表彰式開催における注意点

表彰式を成功させるために、考えておかないといけない注意点が3つあります。

参加者が自分も表彰されたいと思うコンテンツが用意されているか

何のために誰が表彰されるのか、という点を明確に打ち出しておかないと、表彰式自体の目的意識が薄れてしまい、イベントを成功させることはできません。

会社のイベントへの参加そのものに対して前向きでない人もいる中で、参加した人が「次は自分がそこに立ちたい」と思って初めてモチベーションに繋がるため、そう思わせるためのコンテンツを用意しましょう。

盛り上げる場面の演出は練られたものか

BGMや照明、映像などを用意していても、当日それらが正しく効果的に使用されなければ意味がありません。

スタッフ同士の連携や会場との事前調整、機材の調整から不具合があった場合の代替案などをしっかりとしておき、イベントの目的や趣旨などをMCから説明するなどして、参加者が本当の意味で「参加」できるようにしておきましょう。

これによってイベント自体の没入感が大きく変わり、ひいては盛り上がりに繋がっていくのです。

自己満足な演出・装飾になっていないか

主催者側はついつい客観的な視点を失ってしまい、参加者のことを置き去りにすることがあります。

それでは一部の人だけが喜ぶだけで、参加者は全く楽しくありません。

そうならないように、演出や装飾は参加者や表彰者のためにあるものだという認識を忘れないようにしましょう。

主催者側は当事者であるため、いくら「参加者のためにやっている」と思っていても客観的に見たらそうではないことが多々あります。

演出や装飾、企画を練っていく段階で第三者を交えて俯瞰したところから全体を見てもらい、客観的な意見を仰ぐことがおすすめです。

それによって自分達だけでは気づけなかったところにも気付けますし、新たな企画や演出につながる意見をもらえるかもしれません。

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